Le conseil d’administration
Les membres du CA participent régulièrement aux activités de l’association et assistent aux réunions mensuelles du conseil, aux comités ad hoc, à l’assemblée générale annuelle ainsi qu’à divers autres événements. Offrent collaboration et support aux autres membres du conseil selon les besoins et assurent la pérennité de l’association.
Président – mandat : 2 ans
Agit en qualité de représentant officiel de l’association et signe tous les documents officiels. Voit à ce que chaque membre du conseil d’administration remplisse ses devoirs avec soin et diligence et les aide au besoin. Regroupe les forces vers un même but et doit veiller à l’application de toutes les requêtes et résolutions ainsi qu’à la bonne marche de l’administration. Il prépare les ordres du jour des réunions avec le secrétaire, convoque les réunions et les préside. En collaboration avec le vice-président, il répond aux courriels reçus sur le site de l’association.
Vice-président – mandat : 2 ans
Seconde et assiste le président dans ses fonctions et le remplace lorsque ce dernier est absent ou ne peut agir. En collaboration avec le président, répond aux courriels reçus sur le site de l’association. Remplit tous les mandats qui lui sont confiés.
Secrétaire – mandat : 2 ans
Il a la charge et la garde des archives de l’association, s’occupe de la correspondance et certifie toute copie officielle des documents de l’organisation. Rédige les procès-verbaux des réunions du conseil et de l’assemblée générale et voit à la mise à jour des statuts et règlements. Réserve les locaux pour les réunions. Reçoit les formulaires d’adhésion des membres et, en collaboration avec les autres membres du conseil, prépare et imprime les cartes de membres et les poste.
Trésorier – Mandat : 2 ans
Voit à la bonne marche des affaires financières et comptables de l’association. Tient les registres comptables et prépare les documents financiers requis : budget, états financiers, rapports mensuels. Produit les rapports gouvernementaux ainsi que le rapport pour le directeur des institutions financières. Fait les dépôts, suivi de factures et conciliations bancaires et co-signe les chèques.
Directeur des randonnées – mandat : 2 ans
Voit à la planification et à la gestion des randonnées et travaille en collaboration avec le directeur de la sécurité et les autres membres du conseil. Prépare le calendrier des randonnées pour l’année en communiquant avec les organisateurs des années précédentes et avec de nouveaux organisateurs afin de compléter le calendrier de la saison. Seconde les nouveaux organisateurs au niveau de la logistique (pauses, postes d’essence, restaurants, etc) et transmet si disponibles les trajets sous format compatible GPS aux membres et pour publication sur le site web.
Relationniste – mandat : 2 ans –
Communique avec les commanditaires actuels et potentiels de l’association afin de négocier avec eux des ententes et de développer des partenariats d’affaires. Voit à la facturation et au suivi des paiements. Assure le montage et l’impression du livret des randonnées et voit à ce que chaque commanditaire reçoive un livret dès sa parution. Constitue le principal lien avec les commanditaires ainsi qu’avec l’infographe.
Directeur de la sécurité – mandat : 2ans
Gère et coordonne les dossiers relatifs à la sécurité. S’assure que les membres connaissent les notions pour une conduite sécuritaire et les sensibilise à l’importance de la sécurité en groupe. Informe des règlements routiers et assure une diffusion des nouvelles tendances et/ou techniques reliées à la sécurité. Fait la promotion des cours de réadaptation et de perfectionnement et voit à leur organisation en coordonnant la logistique (réservation des instructeurs, des aires de stationnements, etc.).
Directeur (webmestre) – Mandat : 1 an
Assure la mise à jour du site web de l’association.
